Synthèse des opportunités d'IA

Description du problème

- avoir aussi un fichier excel pour un besoin spécifique quel prestataire je peux questionner

LRDM fait face à un processus laborieux et chronophage pour la création et la gestion des demandes de devis auprès de prestataires marketing. Le problème comporte plusieurs dimensions :

Pour chaque projet marketing nécessitant un devis comparatif, l'équipe doit actuellement effectuer trois demandes distinctes auprès de différents prestataires pour obtenir des indicateurs de prix et déterminer le meilleur rapport qualité-prix.
Ce processus est particulièrement chronophage, nécessitant parfois une journée complète de travail pour préparer une seule demande de devis, et jusqu'à trois jours pour des projets plus complexes impliquant plusieurs marchés (comme mentionné pour un projet concernant la Pologne, la France et la Belgique).
Chaque demande de devis est généralement traitée "au cas par cas", nécessitant une personnalisation importante en fonction du produit ou service concerné, sans modèle standardisé efficace.
La création des devis implique souvent la génération de multiples variantes (jusqu'à trois offres différentes avec des options de remise variables comme 10%), multipliant le travail de préparation.
Le processus actuel comporte plusieurs étapes manuelles fastidieuses : collecte des informations, mise en forme, calculs des prix, création de documents structurés pouvant contenir "jusqu'à 100 lignes", consolidation des données provenant de sources diverses et parfois conversion de documents papier en format numérique.
Bien que ce type de demande soit décrit comme "exceptionnel", l'entreprise souhaiterait paradoxalement que cela devienne "plus" fréquent, suggérant que le processus actuel limite le recours à des prestataires externes qui pourrait être bénéfique.
Il existe une incertitude au sein de l'équipe quant à la possibilité d'automatiser efficacement ce processus compte tenu de la spécificité de chaque demande et de la nécessité d'intégrer des données personnalisées.

Impacts actuels

Investissement temps considérable : La préparation des demandes de devis mobilise actuellement jusqu'à une journée complète par semaine pour un collaborateur, voire plusieurs jours pour des projets complexes multi-marchés (trois jours pour un projet couvrant la Pologne, la France et la Belgique).
Limitation de la capacité comparative : Le temps nécessaire à la préparation des demandes peut limiter le nombre de prestataires consultés, réduisant potentiellement les opportunités d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix.
Complexité des calculs : Les calculs de prix et la consolidation des données sont décrits comme "affreux", suggérant un processus sujet aux erreurs et particulièrement pénible pour les équipes.
Manque de standardisation : L'absence d'un modèle unifié et efficace pour les demandes de devis entraîne une variabilité dans la qualité et la complétude des demandes envoyées aux prestataires.
Contrainte sur le développement marketing : Le caractère chronophage du processus pourrait dissuader l'équipe de solliciter des prestataires externes aussi souvent qu'elle le souhaiterait, limitant potentiellement le déploiement d'actions marketing supplémentaires.
Perte d'opportunités d'optimisation des coûts : Un processus de demande de devis inefficace peut aboutir à des choix de prestataires non optimaux en termes de rapport qualité-prix, générant des surcoûts évitables.
Frustration des équipes : La lourdeur du processus actuel, avec ses multiples étapes manuelles et sa complexité, crée une frustration perceptible chez les collaborateurs en charge de ces tâches.
Difficulté de mise à l'échelle : Le processus actuel n'est pas facilement extensible si le volume de demandes devait augmenter, créant un goulot d'étranglement potentiel dans les opérations marketing de l'entreprise.
Incohérence méthodologique : L'approche au cas par cas, sans cadre structuré, peut conduire à des disparités dans la façon dont les prestataires sont évalués d'un projet à l'autre, compliquant la comparaison objective des offres.

Technologie IA applicable

💻 Développement sur mesure

Gains potentiels

Temps : 20 mn par jour

Faisabilité technique

Temps d'implémentation

Moyen terme (3-6 mois)