LRDM rencontre des difficultés significatives dans la création et la gestion de sa documentation juridique, particulièrement concernant la rédaction des procès-verbaux d'assemblées générales (PV d'AG) et des baux commerciaux. Le problème comporte plusieurs dimensions : L'entreprise ne dispose pas d'un système efficace pour la création de documents juridiques standardisés et doit consacrer un temps considérable à rédiger manuellement ces documents pour chaque nouvelle situation. Les modèles juridiques actuellement utilisés ne sont pas maintenus à jour par rapport aux évolutions législatives, créant un risque de non-conformité. Comme mentionné explicitement dans la transcription : "ils sont pas à jour du tout". L'entreprise reconnaît qu'il existe des outils d'IA capables d'assister dans la création de ces documents, mais semble avoir des difficultés à exploiter efficacement ces technologies, notamment concernant la formulation adéquate des requêtes (le "prompter"). Au-delà des PV d'AG et baux commerciaux, d'autres documents juridiques comme les statuts d'entreprise et diverses politiques réglementaires (confidentialité, sécurité informatique) sont également concernés par ce manque d'automatisation. Le personnel responsable de ces tâches est réticent à "passer des journées à rédiger des trucs" qui pourraient être générés plus efficacement avec les bons outils. L'entreprise semble avoir testé certaines solutions existantes mais a été déçue par leur qualité ("Et le niveau est pas très bon Ouais c'est ça le problème"). La situation est d'autant plus complexe que les technologies et les outils dans ce domaine évoluent rapidement ("dans six mois ça sera sûrement différente ça va être tellement vite").

Charge de travail administrative non quantifiée : Bien que difficile à chiffrer précisément ("c'est difficile de chiffrer gain de temps"), la rédaction manuelle de documents juridiques mobilise des ressources internes qui pourraient être allouées à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Risque juridique lié à l'obsolescence : L'utilisation de modèles non actualisés expose l'entreprise à des risques de non-conformité avec les réglementations en vigueur, pouvant entraîner des conséquences légales. Documents manquants ou incomplets : Certains documents réglementaires ne sont simplement pas créés ou mis à jour ("c'est des choses où on fait pas") en raison du temps nécessaire, créant des lacunes dans la couverture juridique de l'entreprise. Inefficacité des tentatives d'automatisation : Les solutions testées jusqu'à présent n'ont pas donné satisfaction, révélant un besoin non comblé et un investissement de temps potentiellement perdu dans l'exploration de ces outils. Dépendance à l'expertise externe : Sans capacité interne efficace pour générer ces documents, l'entreprise peut se retrouver dépendante de prestataires juridiques externes, entraînant des coûts supplémentaires. Standardisation limitée : L'absence d'un système de génération automatisée limite la standardisation et la cohérence des documents juridiques à travers l'organisation. Frustration des équipes : La perception que ces tâches sont fastidieuses et pourraient être automatisées ("je ne me vois pas passer des journées à rédiger") suggère une frustration potentielle des collaborateurs chargés de ces responsabilités. Difficulté à suivre les évolutions technologiques : L'entreprise semble consciente du potentiel des technologies mais peine à suivre leur évolution rapide pour identifier et adopter les solutions les plus adaptées à ses besoins. Incapacité à mesurer précisément l'impact : L'absence de métriques claires sur le temps consacré à ces tâches complique l'évaluation du retour sur investissement potentiel d'une solution d'automatisation.

- Gain de temps important