Souvent de la demande B2B L'entreprise LRDM (Le Roi Du Matelas) traite régulièrement des demandes de devis, particulièrement dans le contexte B2B (Business-to-Business), qui nécessitent actuellement un processus manuel complexe et chronophage. Ces devis, bien que qualifiés d'"exceptionnels" dans leur fréquence actuelle, représentent néanmoins une charge de travail significative lorsqu'ils doivent être traités. Le processus actuel de création de devis est entièrement manuel et implique plusieurs étapes laborieuses. Les collaborateurs doivent rassembler toutes les informations pertinentes concernant les produits demandés, calculer les prix en fonction des quantités et éventuelles remises, et structurer ces informations dans un document qui peut devenir extrêmement complexe. Dans certains cas, notamment pour des clients internationaux, le processus peut s'étendre sur plusieurs jours et nécessiter la préparation de multiples variantes d'offres. La complexité est amplifiée par l'absence de modèle standardisé efficace qui pourrait faciliter la création de ces documents. Chaque devis est essentiellement créé ou adapté à partir de zéro, nécessitant une saisie manuelle répétitive d'informations et de calculs. Cette approche non-systématisée entraîne non seulement une perte de temps considérable mais augmente également le risque d'erreurs et d'incohérences. De plus, le processus actuel n'exploite pas les données déjà disponibles dans les systèmes d'information de l'entreprise, obligeant les collaborateurs à rechercher manuellement les informations sur les produits, les prix et les spécifications techniques pour les intégrer dans le devis.

Charge de travail conséquente : La préparation d'un devis complexe peut représenter jusqu'à une journée entière de travail par semaine pour un collaborateur, avec des cas exceptionnels nécessitant jusqu'à trois jours de travail pour couvrir différents pays (France, Belgique, Pologne). Inefficacité processuelle : Le système actuel oblige les collaborateurs à ressaisir des informations qui existent déjà dans les systèmes de l'entreprise, créant une redondance inutile et chronophage. Risques d'erreurs accrus : La saisie manuelle des informations, prix et calculs augmente significativement le risque d'erreurs, particulièrement dans les devis complexes pouvant contenir jusqu'à 100 lignes de produits. Manque de standardisation : L'absence de modèle efficace et complet entraîne des variations dans la présentation et la structure des devis, affectant potentiellement la perception professionnelle des clients. Délais de réponse allongés : Le temps nécessaire pour créer manuellement ces devis retarde la réponse aux clients, ce qui peut affecter négativement l'expérience client et potentiellement réduire les chances de conversion. Complexité des variantes : La nécessité de créer plusieurs versions d'une offre (avec différents niveaux de remise, par exemple) multiplie le travail requis et la complexité du document final. Difficultés de traduction : Pour les clients internationaux, le processus nécessite également de traduire le contenu du devis dans différentes langues, ajoutant une couche supplémentaire de complexité et de temps nécessaire. Limitation de l'évolutivité : Le système actuel ne permet pas de répondre efficacement à une augmentation du volume de demandes de devis, ce qui pourrait restreindre la capacité de l'entreprise à développer son activité B2B.

environ 1 journée/semaine économisée, mais ça dépend