Synthèse des opportunités d'IA

Description du problème

- Peut être généraliser à toute l'entreprise
Le service financier de LRDM fait face à un volume important de demandes internes basiques provenant principalement des magasins, qui monopolisent une partie significative du temps de l'équipe comptable. Ces sollicitations concernent des informations relativement simples mais récurrentes comme le statut des paiements (si une facture spécifique a été payée et quand), les échéances à venir, ou diverses données financières accessibles dans les systèmes d'information de l'entreprise.
Actuellement, ces demandes sont gérées manuellement par le personnel comptable qui doit :

Recevoir et traiter chaque demande individuellement
Accéder aux différents systèmes d'information pour rechercher les données pertinentes
Fournir une réponse personnalisée

Ce processus est particulièrement inefficace car :

Les mêmes questions reviennent fréquemment
Les demandes proviennent souvent de nouveaux employés en magasin qui ne connaissent pas encore les procédures
Le service comptable doit interrompre ses tâches principales pour répondre à ces questions basiques
L'information existe déjà dans les systèmes mais n'est pas facilement accessible aux équipes en magasin

L'entreprise envisage donc la mise en place d'un chatbot comptable qui pourrait automatiser les réponses aux questions courantes, interroger directement les systèmes d'information (factures, calendriers de paiement, etc.) et fournir des réponses immédiates sans nécessiter l'intervention humaine du service comptable.

Impacts actuels

Charge de travail significative : Ces demandes représentent approximativement une journée de travail par mois pour l'équipe comptable, qui doit constamment interrompre ses tâches principales pour répondre aux questions basiques des magasins.
Délais de réponse : Les magasins doivent attendre que le service comptable soit disponible pour obtenir des informations, ce qui peut retarder leurs propres processus ou interactions avec les clients.
Frustration interne : La répétition des mêmes questions, particulièrement lorsqu'elles proviennent de nouveaux employés, crée une certaine lassitude au sein de l'équipe comptable qui doit continuellement refournir les mêmes informations.
Risque d'erreurs : La transmission manuelle d'informations augmente le risque d'erreurs ou d'incompréhensions entre les services.
Perte d'autonomie des magasins : Les équipes en magasin restent dépendantes du service comptable pour des informations qu'elles pourraient théoriquement obtenir par elles-mêmes avec un accès approprié.
Manque de standardisation : Sans système automatisé, les réponses peuvent varier en fonction de la personne qui répond, créant des incohérences dans l'information transmise.
Inefficacité organisationnelle : Le temps consacré à répondre aux questions basiques réduit celui disponible pour des tâches à plus forte valeur ajoutée comme l'analyse financière ou l'optimisation des processus comptables.
Problème d'évolutivité : Ce mode de fonctionnement ne pourra pas s'adapter efficacement à la croissance de l'entreprise et à l'augmentation du nombre de magasins, qui génèrerait mécaniquement plus de demandes.

Technologie IA applicable

🧰 Outils existants sur le marché

Gains potentiels

1 journée dans le mois

Faisabilité technique

Temps d'implémentation

Moyen terme (3-6 mois)