Synthèse des opportunités d'IA

Description du problème

A tester la capacité de ChatGPT pour traiter cette opportunité (Custom GPT)
L'entreprise LRDM (Le Roi Du Matelas) est confrontée à un ensemble de processus administratifs manuels et chronophages dans son service achats. Le problème central concerne le rapprochement entre les bons de livraison (BL) et les factures fournisseurs, mais s'étend également à diverses tâches administratives répétitives.
Actuellement, l'entreprise dispose d'un système basique de rapprochement automatique, mais celui-ci présente d'importantes limitations. Ce système ne parvient pas à traiter l'ensemble des cas et nécessite encore une intervention humaine substantielle. Les équipes doivent naviguer entre plusieurs plateformes différentes pour effectuer ces rapprochements, multipliant les manipulations et les risques d'erreur.
La complexité est amplifiée par le volume et la taille des factures à traiter, certaines pouvant atteindre jusqu'à 90 pages. De plus, certaines plateformes ou systèmes utilisés par l'entreprise ne disposent pas d'API, rendant impossible l'intégration automatique des données. Par exemple, les informations sur les réceptions au dépôt ne peuvent pas être facilement reliées aux systèmes de facturation.
Au-delà du rapprochement BL/factures, l'équipe achats doit également gérer d'autres tâches administratives répétitives comme la création de documents d'achat pour informer les équipes commerciales des produits en solde. Ces documents nécessitent un formatage spécifique dans Word et une mise en forme chronophage, bien que le contenu suive généralement une structure similaire. Ces documents doivent également être traduits pour les différents marchés où opère l'entreprise.
Enfin, le service est également confronté à un problème de tri et de gestion des communications entrantes, avec un flux important d'emails qui ne sont pas efficacement catégorisés ou filtrés selon leur pertinence ou urgence.

Impacts actuels

Temps considérable consacré aux tâches manuelles : Les équipes passent des heures à effectuer des rapprochements et des tâches administratives qui pourraient être automatisées. La création de documents informatifs pour le commerce prend entre 1h et 1h30 chaque mois.
Inefficacité du traitement : Sur un volume potentiel de 1000 factures, environ 900 pourraient être traitées automatiquement, mais le système actuel oblige à passer du temps sur l'ensemble des factures plutôt que de se concentrer uniquement sur les 100 problématiques.
Multiplication des plateformes et interfaces : Les équipes doivent constamment naviguer entre différents systèmes, ce qui multiplie les manipulations et augmente les risques d'erreur.
Difficulté de traitement des documents volumineux : Les factures particulièrement longues (jusqu'à 90 pages) compliquent encore davantage le processus de rapprochement et de vérification.
Limitations techniques : L'absence d'API pour certains systèmes crée des barrières techniques à l'automatisation, obligeant à maintenir des processus manuels même lorsqu'ils pourraient théoriquement être automatisés.
Charge de traduction récurrente : La nécessité de traduire les documents pour différents marchés ajoute une couche supplémentaire de complexité et de temps requis.
Détournement des ressources qualifiées : Des employés qualifiés passent un temps disproportionné sur des tâches administratives de faible valeur ajoutée au détriment de missions plus stratégiques.
Filtrage inefficace des communications : L'absence d'un système efficace de tri des communications entrantes (notamment emails) génère une charge supplémentaire de traitement manuel et risque de retarder le traitement des demandes urgentes.

Technologie IA applicable

🎓 Formation et montée en compétences

Gains potentiels

- 1h à 1h30 par mois

Faisabilité technique

Temps d'implémentation

Court terme (< 3 mois)